AD-HOC, URGENT, EMERGENCY, OUT OF SCOPE – czyli jak powiedzieć “NIE” dodatkowym wymaganiom?

Duża liczba zmian oraz poprawek w wymaganiach dotyczących zakresu projektu ma ogromny wpływ na termin jego dostarczenia. Wydłużenie terminu to tylko jeden z negatywnych skutków modyfikacji. Zdarza się, że dodatkowe wymagania doprowadzają do sytuacji, że projekt w ogóle nie zostaje dostarczony. Dzieje się tak, gdy do projektu wpada bardzo dużo wymagań typu: Ad-hoc, Urgent, Emergency, Out of scope.
Powyższe czynniki często wymagają natychmiastowej reakcji i zarządzenia, ponieważ nie tylko wpływają na czas trwania projektu, ale dodatkowo rozpraszają zespół projektowy i odwracają uwagę od głównego celu projektu.

Zastanawialiście się kiedyś, jak profesjonalnie odmówić, mając na celu dobro projektu, żeby nie obrazić klienta?
Poniżej znajdziecie kilka wskazówek i przemyśleń (przypuszczalnie nie jestem w nich osamotniony) na ten temat opracowanych na podstawie moich doświadczeń.

Zgoda na dodatkowe wymagania i jej wpływ na projekt
Gdy mówisz TAK, ma to wpływ przede wszystkim na 3 główne aspekty projektu: koszt, czas oraz jakość. Rozrastanie się zakresu rozwiązania może znacząco podwyższyć koszty, prowadząc do przekroczenia planowanego budżetu. Wynika to z przedłużenia czasu trwania prac, co może docelowo wpłynąć na jakość końcowego produktu. Dla interesariuszy są to kluczowe informacje, które pozwolą im podjąć odpowiednią decyzję dotyczącą dalszych zadań w projekcie.

Alternatywa
‘Oczekuj nieoczekiwanego’. Jedyną stałą w projekcie jest zmiana, dlatego warto podkreślić ten fakt w rozmowach z interesariuszami w odniesieniu do rozszerzania wymagań. Zawsze dobrze jest mieć w zanadrzu kilka alternatywnych rozwiązań. Dodatkowo dla każdego z nich warto przedstawić plusy i minusy oraz objaśnić ich wpływ na projekt. Można również zaproponować dostarczenie rozwiązań w kolejnej fazie projektu, gdy w obecnej jest to niemożliwe lub może znacząco wpłynąć na termin, koszt lub jakość.
Takie podejście nie gwarantuje sukcesu w każdym przypadku, ale powiedzenie komuś “NIE TERAZ” zamiast “NIE” jest zdecydowanie lepiej akceptowane, ponieważ wywołuje przeświadczenie, że potrzeby zostaną zrealizowane w późniejszym terminie, a nie całkowicie odrzucone.

Priorytety
Jeśli znaleźliśmy się w sytuacji, gdy do projektu napłynęło zbyt wiele wymagań typu: Ad-hoc, Urgent, Emergency, Out of scope, można poprosić interesariusza o nadanie priorytetów zgłoszonym zmianom, a następnie porównać oczekiwania z obecnym obłożeniem prac i terminami. Interesariusz powinien sam zdecydować, na czym powinniśmy się skupić w pierwszej kolejności oraz określić zakres wymagań, które “wypadają” z planu projektu. Plusem tej techniki jest przede wszystkim przejrzystość. Kontrahent może szybko się zorientować, jakie dodatkowe zadania ‘wpadły’ do projektu, nadać im priorytety oraz wziąć część odpowiedzialności za egzekwowanie wykonywania zadań przez zespół projektowy.

Dane i statystyka
Przedstawienie danych i statystyk często pozwala interesariuszom zrozumieć wpływ dodatkowych zmian. Wyniki analizy pozwalają podjąć właściwą decyzję dotyczącą realizacji wymagań. Twarde dane mogą być również uzasadnieniem dla decyzji podjętych przez nas.

Out of scope
Jest to często lekceważony element podczas zbierania wymagań, który wraca do nas jak bumerang w kolejnych fazach cyklu życia projektu. Im więcej przyjmiemy założeń, że coś nie jest częścią aktualnego projektu (wychodzi poza zakres), tym częściej będziemy mogli się do nich odwoływać. Dzięki temu możemy uniknąć wielu niepotrzebnych i niekomfortowych dyskusji. Poza tym możemy zaplanować realizację dodatkowych zmian na przyszłą fazę lub kolejny release, a to – jak wiadomo – wiąże się nierozłącznie z dodatkowym kosztem.
Warto pamiętać, że zmiany out of scope powinny być od samego początku zgłaszane formalnie i każdorazowo wyceniane.

Istnieje wiele czynników, które mogą mieć wpływ na jakość i terminowe dostarczanie wykonywanej przez nas pracy w projekcie. Często te czynniki pojawiają się w zupełnie nieoczekiwanym momencie i zazwyczaj nie tylko wpływają na projekt, ale przy okazji wywołują dużo stresu. Dlatego umiejętność zarządzania dodatkowymi wymaganiami oraz analiza ich wpływu na pracę lub produkt końcowy są bardzo istotnymi umiejętnościami, które każdy dobry analityk powinien posiadać. Dzięki asertywnej postawie i wnikliwej analizie zgłoszeń, możemy uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji.

Mam nadzieję, że powyższe przykłady będą dla Was pomocne i przydadzą się wam w codziennej pracy. Powodzenia!

Filip Sadowski
LINE MANAGER, EDGE ONE SOLUTIONS